Automatiza la gestión de facturas y contabilidad: Cómo construí un flujo en Make para profesionales y emprendedores
En el mundo actual, donde la eficiencia y la agilidad son clave para lograr el éxito, automatizar procesos se ha vuelto indispensable. Si eres un profesional independiente o trabajas para una empresa, te ganas la vida como freelancer o eres el dueño de tu propio negocio o participas en un equipo que maneja facturas y contabilidad, esto que vas a leer aquí te va a encantar.
Quiero compartirte cómo construí un flujo automatizado usando Make, una plataforma que permite conectar y automatizar miles de aplicaciones sin necesidad de programar, en este caso te voy a hablar de como use Make para leer facturas digitales y crear automáticamente la contabilidad, ahorrándote tiempo y evitando errores.
Make es una herramienta de automatización no-code/low-code que te permite crear flujos de trabajo (workflows como son llamados formalmente) para integrar distintas aplicaciones, sistemas y servicios, haciendo que trabajen juntos de forma automática, puedes conectar Google Sheets, Gmail, Slack, Trello, Spotify, entre muchísimas más. Por ejemplo, puedes automatizar la lectura de facturas recibidas por correo, extraer la información clave y cargarla en tu sistema contable o en una hoja de cálculo.
Muchas personas, desde contadores independientes hasta emprendedores que venden por WhatsApp o Instagram, pierden horas capturando datos manualmente de facturas para su contabilidad. Este proceso es repetitivo, propenso a errores y consume tiempo valioso que podría dedicarse a crecer el negocio, también surgió como iniciativa propia porque personalmente llevo mis cuentas personales en una hoja de Excel, lo que me parecía una actividad aburrida, desgastante y que me quitaba mucho tiempo, tiempo valioso que podría dedicarlo a otras cosas más interesantes 👌
El flujo que desarrollé busca resolver estas dificultades:
Este flujo es ideal para una amplia variedad de perfiles, incluyendo:
El flujo comienza con la captura automática de facturas en una carpeta en la nube alojada den Google Drive. Usando módulos de Make, el sistema lee las imágenes, extrae los datos importantes como fecha, número de factura, proveedor, valores, impuestos, y los procesa.
Luego, esta información se envía a un Google Sheet (se podría usar otro como Airtable), actualizando registros en tiempo real. También puede enviar notificaciones o reportes para que el equipo esté siempre informado, en mi caso; me envía un correo con el remitente de la factura y la imagen de la factura en sí.
Todo el proceso es escalable, personalizable y puede integrarse con múltiples plataformas según la necesidad de cada negocio o profesional.
El flujo es una base, pero realmente se puede adaptar para diversos escenarios y situaciones de la vida cotidiana.
Para que compruebes lo sencillo y poderoso que es, aquí te dejo el video donde explico paso a paso cómo construí este flujo y cómo puedes implementarlo tú mismo:
Automatizar la gestión de facturas con Make es una manera efectiva de ganar tiempo, reducir errores y aumentar la productividad en cualquier tipo de negocio o profesión. Ya sea que manejes tus propias finanzas, seas parte de un equipo administrativo o lleves la contabilidad de varios clientes, esta solución te facilitará mucho el trabajo y te ahorrara un montón de trabajo en tareas repetitivas y de poco valor.
La IA y la tecnología están revolucionando la forma de trabajar, digitalizar y optimizar nuestros procesos. Evoluciona día a día para trasformar nuestro diario vivir y Make es una herramienta accesible que hace que la automatización ya sea realidad para todo mundo, sin necesidad de ser un experto programador o tener conocimientos en un lenguaje de programación.
Si quieres que te ayude a implementar este flujo o tienes dudas, no dudes en contactarme. ¡Juntos podemos llevar tu contabilidad y gestión al siguiente nivel!
